При проведении торгов (торговле по тендерам) покупатель (заказчик) объявляет конкурс на приобретение товара или сооружение объекта с определенными характеристиками, указанными в разработанной им проформе тендера (предложения).
Цели проведения торгов и подготовка к ним
Торги организуются в целях покупки у иностранных или национальных поставщиков (подрядчиков) на конкурсной основе современного высокотехнологичного оборудования (включая комплектное оборудование), сооружения в стране заказчика промышленных и социально-культурных объектов, выполнения технологически сложных работ, получения инженерно-консультационных и сопутствующих услуг, обучения производственно-технического и административного персонала. Через торги может реализовываться весьма широкий круг товаров и услуг, в том числе потребительского назначения. Во многих странах законодательно предусмотрено обязательное проведение государственными организациями закупок ряда товаров (услуг) только через торги.
В качестве организаторов торгов могут выступать государственные организации, муниципалитеты, банковские и другие кредитные учреждения, частные фирмы. Покупатели (заказчики), желающие организовать торги, создают тендерный комитет — временный орган, осуществляющий всю организационную работу по подготовке и проведению данных торгов. Обычно тендерный комитет возглавляется руководителем организации покупателя (заказчика) и в его состав входят технические и коммерческие эксперты.
Организаторы разрабатывают условия торгов, в которых указываются порядок и сроки представления предложений участников торгов в тендерный комитет, порядок рассмотрения тендерным комитетом полученных предложений и принятия решения о размещении заказа.
Кроме этого, составляется комплект тендерной документации, содержащий подробные технико-экономические характеристики закупаемого оборудования или сооружаемого объекта. Для разработки этих документов обычно привлекаются высококвалифицированные инженеры-консультанты.
В документации на комплектное оборудование указываются его мощность, производительность, другие технические параметры с приложением соответствующих схем, чертежей и инструкций, а также излагаются порядок проведения испытаний, сдачи-приемки, организации техобслуживания и другие условия. При строительстве объекта в документации содержатся полная характеристика объекта, объем и описание характера подрядных работ, условия их организации и выполнения, расположение строительной площадки, порядок сдачи объекта в эксплуатацию, дополнительные услуги подрядчика, прилагаются чертежи, генпланы и другие материалы. При необходимости составляются еще инструкции, в которых излагаются специальные требования к участникам торгов.
Особое внимание организаторы торгов уделяют подготовке проформы предложения-тендера, который содержит как технические, так и коммерческие условия заказа, включая базис поставки, срок поставки, условия платежа, перечень специальных гарантий, требования по техническому обслуживанию, поставкам запчастей, обучению персонала и другим вопросам. Одновременно составляется проформа контракта, который будет подписан между победителем торгов и их организаторами.
Весь комплект тендерной документации направляется потенциальным участникам торгов. Нередко такая документация продается за установленную плату. Процесс подготовки и проведения торгов занимает достаточно длительный период времени, зависящий от сложности заказа.
Виды торгов, особенности их проведения
Существует два основных вида торгов: открытые (гласные, публичные) и закрытые (ограниченные). В открытых торгах могут участвовать все желающие без ограничения их общего количества. Предстоящее проведение таких торгов широко рекламируется, в том числе в печати и других СМИ. Результаты торгов также предаются гласности. Открытые торги практикуются при размещении несложных заказов.
Состав участников закрытых торгов определяется их организаторами и строго ограничен количественно. К торгам такого вида привлекаются наиболее известные и надежные поставщики и подрядчики, зарекомендовавшие себя добросовестным отношением к выполнению принятых обязательств. Другие фирмы участвовать в закрытых торгах не могут, и о таких торгах не дается никаких объявлений. Результаты закрытых торгов также не разглашаются. Проведение закрытых торгов считается предпочтительным при закупках дорогостоящего высокотехнологичного оборудования, сооружении уникальных объектов на условиях «под ключ» и выполнении иных технологически сложных подрядных работ.
Торги могут быть организованы в два этапа: на начальном (первом) этапе проводятся открытые преквалификационные торги, а на следующем этапе — уже закрытые. На первом этапе тендерный комитет запрашивает у потенциальных поставщиков (подрядчиков) сведения об их специализации, квалификации, производственных и финансовых возможностях, использовании современных технологий, наличии опыта выполнения подобных заказов, привлекаемых субпоставщиках (субпорядчиках). Заинтересованные поставщики представляют такие сведения с указанием конкретных объектов, сооруженных ими, и прилагают отзывы прежних заказчиков. Полученные материалы анализируются тендерным комитетом для отбора участников закрытых торгов.
При необходимости представители тендерного комитета посещают ранее сооруженные объекты, знакомятся на месте с работой установленного оборудования, качеством выполненных строительных и иных работ, предоставленных услуг, получают интересующую информацию от местных заказчиков.
По результатам анализа совокупной информации тендерный комитет определяет окончательный состав участников торгов и оповещает их, что является началом основного (второго) этапа проведения закрытых торгов.
Работа с тендерами
По получении тендерной документации заинтересованные поставщики (подрядчики) внимательно изучают условия проведения торгов, оценивают собственные возможности и выгодность принятия заказа. При положительном решении об участии в торгах калькулируется стоимость предназначенного к поставке оборудования или предстоящего сооружения объекта и заполняется проформа тендера. В тендере обязательно указывается предлагаемая цена (стоимость) оборудования или оценка подрядных работ (смета расходов) и другие необходимые условия.
По условиям многих торгов для выполнения сложных заказов допускается привлечение субпоставщиков и субподрядчиков. В таких случаях желательно ориентироваться на местные фирмы из страны заказчика, к чему весьма положительно относятся организаторы торгов.
В процессе работы над тендером участник торгов, выступающий в качестве оферента (предлагающей стороны), стремится получить информацию о намерениях конкурентов, чтобы не действовать вслепую. С этой целью полезно поддерживать контакты с местными фирмами, желательно из числа агентов оферента, которые могут дать конфиденциальную информацию о предполагаемой позиции конкурентов и сориентировать оферента на такие условия тендера, которые заинтересовали бы организаторов торгов и позволили бы выиграть торги.
К установленному сроку закрытия торгов заполненный тендер с требующейся документацией в запечатанном конверте (обычно в двойном конверте) представляется тендерному комитету. Представление тендера означает, что оферент принял все условия организаторов торгов и полностью согласен с ними. Следует отметить, что участники торгов избегают заблаговременного представления тендера, чтобы снизить риск нежелательной утечки информации о предложенных условиях. Однако тендеры, поступившие с опозданием, не принимаются к рассмотрению.
По требованию организаторов торгов участник обязан представить в качестве залога банковскую гарантию серьезности предложения (Bid bond) в сумме до 3% и более стоимости предполагаемой сделки.
Определение результатов торгов
В назначенный день закрытия торгов члены тендерного комитета вскрывают все конверты с поступившими предложениями и знакомятся с их содержанием. При открытых торгах на эту процедуру приглашаются все участники торгов, а в некоторых случаях и представители СМИ. На закрытых торгах присутствуют только члены тендерного комитета и не происходит публичного вскрытия конвертов.
Полученные предложения в течение установленного срока (до 2 — 3 месяцев в зависимости от сложности условий тендера) подвергаются комплексному сравнительному анализу. При этом сопоставляются технические характеристики, уровень цен, условия платежа и другие условия всех предложений. Тендерный комитет вправе сразу же исключить из числа рассматриваемых те предложения, которые оформлены с отступлением от требований тендерной документации.
При необходимости получения разъяснений, уточнений по тем или иным условиям предложений тендерный комитет обращается к соответствующим участникам торгов за дополнительной информацией. Такую ситуацию участник торгов иногда может использовать для внесения каких-то коррективов в свое предложение, сделав его более привлекательным для организаторов торгов.
После тщательного сравнительного анализа поступивших предложений с учетом оценки деловой квалификации оферентов и предоставленной ими дополнительной информации подводятся итоги и определяется победитель торгов.
Не всегда выигрывает торги тот участник, который предложил минимальную цену. В ряде стран предпочтение отдается национальным фирмам по сравнению с иностранными участниками торгов, даже если цены последних несколько ниже. Например, в США установлен так называемый барьер преференциальных цен, что обязывает организаторов торгов признать победителем американскую фирму и в том случае, если предложенная ею цена превышает предложения иностранных конкурентов в пределах 6%.
Участник, выигравший торги, получает официальное извещение тендерного комитета. Результаты открытых торгов публикуются также в СМИ. Затем подписывается контракт на поставку товара или выполнение подрядных работ. При этом по требованию организаторов торгов победитель вносит второй залог как гарантию должного исполнения обязательств (Performance bond) в размере до 10% суммы заказа. После надлежащего выполнения заказа этот залог возвращается.
В рамках ГАТТ в 1979 г. были разработаны правила, регулирующие условия проведения международных торгов. В 1982 г. Международная федерация инженеров-консультантов одобрила унифицированную процедуру относительно правил, форм и методов осуществления коммерческих операций при проведении торгов на сооружение гражданских промышленных объектов. Рекомендации по проведению тех или иных торгов могут давать и банки, предоставляющие кредиты организаторам конкретных торгов.
На территории нашей страны международные торги долгое время не проводились. Лишь в 1988 г. было официально разрешено проведение международных торгов на сооружение объектов в СССР с участием как отечественных строительно-монтажных организаций, так и иностранных фирм. В последующие годы проводились торги преимущественно закрытого типа, на которых нередко вместо гласного конкурсного отбора наиболее выгодного предложения проходило формальное утверждение определенного заранее контрагента. В 2006 г. в России началось проведение торгов по продаже газа и электроэнергии.
