Проекты представляют собой ограниченную временем деятельность для достижения конкретных целей или результатов. Проекты обычно имеют определенные даты начала и окончания, а также определенный бюджет. На практике проекты сопровождают каждую бизнес-инициативу, которая отличается от обычного ведения бизнеса, подразумевающего постоянную операционную деятельность по производству продукции или услуг.

Таким образом, проекты представляют собой существенную часть деятельности компаний, что обусловливает важность мониторинга эффективности проектов и регулярной отчетности по ним. Отслеживание исполнения проектов позволяет компаниям оценивать текущие уровни эффективности, дает входную информацию для установления последующих целей и помогает предвидеть любое потенциальное отклонение исполнения. Ключевыми вопросами, помогающими компаниям понять уровень эффективности исполнения проекта, являются следующие.

1. Находится ли проект в рамках расписания?

2. Находится ли проект в рамках бюджета?

3. Достигаются ли в ходе исполнения проекта установленные результаты?

Рассмотрение эффективности проектов сквозь призму этих вопросов позволяет компаниям осуществлять соответствующие планирование и бюджетирование.

И прежде всего мы остановимся на отклонении проекта по срокам, показывающим, исполняются ли проекты в соответствии с запланированным расписанием. Кроме того, если проекты выходят за рамки расписания, то, как правило, они выходят и за рамки утвержденного бюджета.

Показатель отклонения по срокам проекта представляет собой простое сравнение запланированного расписания или времени проекта с фактическим значением. Если этот показатель равен нулю, то проект выполнен в рамках запланированного времени, если он отрицателен, то проект отстает от расписания, если положителен, то проект опережает расписание.

Метод сбора информации заключается в простом сравнении планового и фактического времени исполнения проекта.

Формула

Отклонение по срокам проекта = SCT – ACT,

где ACT – фактическая длительность проекта;

SCT – плановая длительность проекта.

ACT и SCT измеряются во временных интервалах (днях, неделях).

Для вычисления общего отклонения по срокам проекта (для различных проектов, выполняемых совместно) вы можете просто сложить отдельные отклонения либо вычислить среднее арифметическое или взвешенное среднее значение.

Обычно отклонение по срокам измеряют ежемесячно, но для важных краткосрочных проектов измерения могут проводиться и чаще.

При грамотном планировании дата фактического завершения проекта должна быть близка к запланированной. Таким образом, целью для показателя отклонения по срокам должна быть максимальная близость к нулю. Отрицательные значения свидетельствуют об увеличении длительности проекта, что обычно влияет на превышение бюджета. Положительные значения могут свидетельствовать о недостатках в планировании, когда проекты завершаются существенно раньше запланированной даты.

Вместо вычисления разницы между фактически затраченным и запланированным временем на проект некоторые компании предпочитают определять индекс выполнения сроков проекта (Project Schedule Performance Index, PSPI), представляющий собой отношение SCT / ACT. Если PSPI меньше единицы, то проект отстает от расписания, если PSPI больше единицы, то проект опережает расписание.

Важно отметить, что показатели, характеризующие эффективность исполнения проектов, следует рассматривать не по отдельности, а в совокупности, включая сюда параметры стоимости и качества.