Коммерческие переговоры в целях заключения сделки в случае их успешного исхода завершают всю работу по подготовке этой сделки. Поэтому все предшествующие этапы подготовительной стадии внешнеторговой операции можно считать именно подготовкой к завершающему этапу — проведению переговоров.
Следует иметь в виду, что подготовка сделки может продолжаться и в ходе переговоров вплоть до заключения контракта. В частности, может понадобиться изучить какие-то новые данные, согласовать возникшие вопросы с клиентурой и другими организациями, составить дополнительные справки и т.д. После согласования ключевых вопросов в процессе переговоров составляется согласованный текст проекта контракта для подписания его обеими сторонами.
Достижение благоприятного результата на переговорах невозможно без предварительного глубокого изучения всех вопросов, подлежащих обсуждению с иностранным торговым партнером. Целесообразно продумать стратегию и тактику проведения предстоящих переговоров и обеспечить их должную организационно-техническую подготовку, иначе есть риск в процессе переговоров принять невыгодные условия либо совсем не заключить сделку.
Виды (способы проведения) коммерческих переговоров
Во внешнеторговой практике известны разные виды коммерческих переговоров (способы их ведения) в зависимости от использования тех или иных средств коммуникации (связи):
— путем переписки, включая обычную почту, электронную почту, телеграф, телетайп;
— по телефону;
— при личных встречах.
Каждому из этих видов переговоров присущи свои особенности, определенные преимущества, но и известные недостатки.
При использовании почтовой переписки можно подробно изложить все условия предложения или запроса на интересующий товар, направить типовые условия продажи, проект контракта, выслать каталоги, проспекты, соответствующую техническую документацию, а также приложить образцы. Как известно, при проведении торгов их организаторы направляют проформы тендеров потенциальным участникам торгов обычно по почте, а заполненные тендеры возвращаются также почтой либо вручаются в запечатанном виде представителю тендерного комитета.
При составлении текста письма как инициативного, так и ответного имеется достаточно времени, чтобы хорошо его продумать, проконсультироваться со специалистами, при необходимости согласовать с другими лицами или организациями. Такой способ связи наиболее дешевый, но он недостаточно оперативен, особенно в случае переписки с отдаленными корреспондентами.
В целях более оперативного решения вопросов можно передавать сообщения по телеграфу, телетайпу, факсу и электронной почте. Последний вид переписки неумолимо вытесняет остальные. Однако сообщения по факсу и электронной почте в международной торговле пока не признаны безоговорочно письменной формой передачи оферты и заказа.
Примечание. В Венской конвенции письменной формой признаны сообщения по телеграфу и телетайпу без упоминания факса и электронной почты. Аналогичным образом в ОУП с Финляндией указано, что направление сообщения по телеграфу или телетайпу приравнивается к соблюдению письменной формы (п. 17.3.1). Однако в соответствии с условиями Инкотермс широко практикуется передача по электронной почте сообщений и документов о поставках товаров по заключенным контрактам.
Все же при таких способах связи отсутствуют личные контакты между партнерами, ибо они не видят и не слышат друг друга и потому не могут использовать те психологические приемы, которые применимы при личных встречах.
Способ ведения переговоров по телефону все шире внедряется в отечественную практику, а во многих зарубежных странах, особенно в США, считается предпочтительным, так как обеспечивает значительную экономию времени. В связи с этим в ряде зарубежных стран практикуется заключение сделок именно по телефону, т.е. в устной форме, что нашло отражение в Венской конвенции.
Этот способ переговоров более оперативен, чем предыдущий, но и сравнительно дорогостоящий. Ради экономии на международных телефонных переговорах можно предложить иностранному партнеру, чтобы он сам вызывал российского абонента.
К коммерческим переговорам по телефону нужно заранее готовиться, чтобы провести их быстро, оперативно, с профессиональным знанием существа обсуждаемого вопроса. Если беседа ведется на иностранном языке, российские участники переговоров должны хорошо владеть этим языком в разговорной форме.
Солидные партнеры вслед за состоявшимся телефонным разговором направляют друг другу (или хотя бы один из них) письменное подтверждение достигнутой договоренности. Если получивший такое письменное сообщение не согласен с его содержанием, он должен незамедлительно отреагировать на это, сообщив контрагенту свои замечания, поправки, уточнения.
В ряде случаев полезно записывать телефонный разговор на магнитофон, что позволит проконтролировать, правильно ли вы поняли партнера, и при необходимости точнее записать содержание состоявшейся телефонной беседы. Однако аудиозапись не может служить письменным доказательством заключения сделки.
Во внешнеэкономических организациях обычно ведется учет международных телефонных переговоров в специальных журналах, где фиксируются дата и время, город (страна), название иностранной фирмы, имя ее представителя, фамилия работника российской организации и краткое содержание телефонного разговора. Обычно телефонные разговоры ведутся в специально оборудованной будке или под смонтированным колпаком, чтобы не создавалось помех говорящему по телефону и другим сотрудникам, находящимся в этой комнате.
При телефонных переговорах партнеры хотя и не видят друг друга (пока видеотелефон мало распространен), но имеют звуковое общение, что позволяет учитывать интонацию голоса, его тембр, паузы во время разговора и по этим признакам улавливать степень заинтересованности партнера в заключении сделки.
Переговоры, проводимые при личных встречах, получили широкое распространение в отечественной внешнеторговой практике. Такие переговоры требуют еще большей подготовки и позволяют наиболее оперативно решать возникающие вопросы. При этом способе непосредственного общения резко возрастает значение психологических факторов. Партнеры видят и слышат друг друга. Каждый из них получает возможность ближе изучить своего контрагента, его конкретных представителей, лучше уяснить позицию другой стороны, попытаться понять и предугадать намерения контрагента.
На практике нередко сочетаются различные способы ведения переговоров. Например, сначала торговые партнеры ведут переписку, обмениваются телефонными вызовами и на завершающем этапе происходит личная встреча их представителей. В других случаях деловое общение может начаться с личной встречи на международной ярмарке, выставке, симпозиуме, конференции, где устанавливаются первые контакты, далее стороны поддерживают связь путем переписки, что впоследствии может привести к устойчивым деловым отношениям.
Личные переговоры могут проводиться в стране продавца, стране покупателя или третьей стране.
Отечественный участник ВЭД, являясь продавцом или покупателем, обычно предпочитает проводить переговоры в России, желательно в помещении своего предприятия, организации. В этом случае российская организация может сэкономить на командировочных расходах и воспользоваться приоритетными правами хозяина, предложив иностранным представителям подходящее время и место переговоров, а при необходимости программу пребывания иностранных гостей.
Однако на предприятии могут иметься трудности с выделением отдельного помещения и его оборудованием для проведения деловых переговоров. Тогда можно воспользоваться услугами ЦМТ, других учреждений системы ТПП, например МТПП (для Московского региона), других территориальных ТПП (для соответствующих регионов), а также ВВЦ в Москве и других организаций, которые предоставляют помещения для деловых встреч с представителями иностранных фирм. Если деловые переговоры приурочены к проведению какой-либо выставки, ярмарки, можно совместить посещение этой выставки с проведением коммерческих переговоров в специальных помещениях на территории выставки.
Возможно проведение переговоров в московском офисе смешанной российско-иностранной торговой палаты (той страны, откуда прибыл иностранный партнер) или в представительстве его фирмы в Москве или ином городе (если таковое имеется). В виде исключения допустима деловая встреча в гостинице, где остановился иностранный представитель, если в данный момент нет иного подходящего помещения. Но в таких случаях российский участник ВЭД в известной степени лишается преимуществ, которыми обладает принимающая сторона.
При проведении переговоров на территории России следует соблюдать все требования, вытекающие из Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». При необходимости российская сторона направляет иностранному контрагенту соответствующее приглашение, являющееся основанием для выдачи иностранному гражданину визы для въезда в Россию.
Если переговоры намечено провести в стране контрагента, российская сторона заблаговременно согласовывает с иностранным партнером дату проведения переговоров, заботится об оформлении выезда своих представителей, получении соответствующей въездной визы, составлении командировочного задания и обстоятельно инструктирует командируемых работников в отношении поставленных перед ними задач и условий пребывания в данной стране. Разумно совмещать деловые переговоры с посещением предприятий иностранного контрагента, ознакомлением с его производственной, коммерческой деятельностью и получением иной полезной информации.
В тех странах, где имеются российские представители (уполномоченные ВО, иной российской организации, смешанные общества, совместные предприятия и др.), проведение переговоров с инофирмой можно поручить этим представителям, проинструктировав их надлежащим образом. Торгпредства содействуют российским участникам ВЭД в подборе партнеров для реализации совместных проектов, в проверке надежности привлекаемых к сотрудничеству с российскими предприятиями и организациями физических и юридических лиц государства пребывания, в проведении ярмарок, выставок, конференций и семинаров по вопросам развития внешнеэкономических связей РФ и государства пребывания и т.д.
С постоянными иностранными контрагентами целесообразно проводить коммерческие переговоры поочередно в России и зарубежной стране, имея в виду реализацию принципа взаимности в деловых отношениях.
В определенных случаях представляется целесообразным провести переговоры в третьей (нейтральной) стране. Это может быть страна, где проводится международная ярмарка (выставка), на которой торговые партнеры договорились встретиться. По взаимной договоренности сторон можно организовать специальную встречу вне стран продавца и покупателя в целях сохранения конфиденциальности такой встречи. Особенно важно соблюдение конфиденциальности при переговорах о закупках (продажах) крупных партий биржевых товаров, чтобы не будоражить рынок и избежать нежелательных скачков цен.
Цели переговоров с иностранными коммерсантами
Деловые переговоры могут отличаться по своему содержанию. Так, наряду с переговорами по собственно коммерческим вопросам при необходимости проводятся специальные переговоры по производственным, научно-техническим, финансово-кредитным и иным вопросам. Нередко происходит сочетание обсуждаемых вопросов, например на переговорах по купле-продаже конкретных товаров также прорабатываются вопросы, связанные с созданием совместного предприятия или осуществлением иного проекта.
До начала переговоров должна быть четко сформулирована их цель, определяющая как содержание, так и форму проведения переговоров. Как правило, солидные партнеры не заключают сделку спонтанно, ибо сначала требуется многое выяснить, изучить, а потом принимать обоснованное решение.
С учетом этих обстоятельств цели переговоров с иностранными партнерами могут быть разными.
Целью первоначальной встречи обычно являются установление контакта, взаимное ознакомление с характером деятельности партнеров, выяснение возможностей и интересов другой стороны и информирование ее о собственных возможностях. Последующие встречи могут проводиться в целях обсуждения конкретных проектов делового сотрудничества, выработки программ реализации этих проектов.
Партнеры, установившие постоянные деловые отношения, проводят периодические встречи в целях получения свежей информации. Для российских участников ВЭД представляет особый интерес информация о текущем состоянии товарного рынка, получаемая из первых рук от непосредственных субъектов торговых операций, работающих на рынке данной страны (или нескольких стран) по интересующим товарам (товарным группам). (Не следует исключать возможность получения дезинформации, которую опытный коммерсант из тактических соображений стремится преподнести в завуалированном виде, чтобы не вызвать подозрений партнера.)
Когда партнеры наметили заключить конкретную сделку, в предконтрактный период переговоры могут иметь целью предварительное выяснение отдельных технических, транспортных, финансовых вопросов и иных условий предстоящей сделки и последующее уточнение позиции другой стороны по тем или иным вопросам. В зависимости от сложности намеченной сделки этот этап переговоров может пройти в сжатый срок либо растянуться на многие месяцы и более длительный период.
Наиболее ответственными считаются переговоры в целях заключения сделки. Такие переговоры требуют весьма обстоятельной подготовки и целеустремленного проведения. Их успешным результатом является подписание контракта.
После заключения сделки возможны переговоры, касающиеся ее исполнения. В частности, могут неоднократно обсуждаться вопросы хода выполнения заказа, особенно на сложное оборудование с длительным циклом изготовления. Может потребоваться корректировка сроков поставки, уточнения условий транспортировки негабаритного оборудования, скоропортящихся и опасных грузов, а также порядка представления соответствующей документации, расчетов за поставляемый товар и др.
После поставки товара нередко проводятся переговоры по вопросам завершения расчетов, организации технического обслуживания машин и оборудования (в течение гарантийного и послегарантийного периода), поставкам запчастей и т.д.
Целью переговоров по специальным вопросам может являться согласование условий командирования специалистов продавца или приемщиков покупателя, организации производственного кооперирования, создания совместного предприятия и иных вопросов. При возникновении рекламаций и спорных подходов к их урегулированию появляется необходимость проведения отдельных переговоров по урегулированию предъявленных рекламаций и возмещения понесенных убытков.
Общие рекомендации по подготовке переговоров
Подготовка к коммерческим переговорам по конкретным вопросам — это неотъемлемая часть постоянной работы по овладению внешнеторговым делом, в том числе искусством эффективного ведения переговоров с иностранными партнерами. Участие в переговорном процессе позволяет осваивать на практике основные правила деловой этики, приобретать и закреплять навыки делового общения с контрагентами. Именно в ходе переговоров используются широкий арсенал разнообразных тактических и технических приемов, методы гибкого ведения переговоров с учетом конкретных обстоятельств и индивидуальных качеств участников переговоров.
Лицам, проводящим переговоры, и остальным их участникам полезно заранее обстоятельно изучить предмет обсуждения, ориентируясь на следующие рекомендации:
— возможно полнее знать специфику товара (как объекта товароведения), его свойства, ассортимент, качественные характеристики, технические параметры, особенности производства и потребления;
— иметь достаточное представление о проблемах конкретного товарного рынка, его конъюнктурообразующих факторах, тенденциях развития, динамике цен;
— располагать информацией об иностранной фирме — контрагенте, ее должностных лицах и представителях, участвующих в переговорах;
— изучать психологические аспекты делового общения, психологические типы собеседников, особенности психологии конкретных партнеров, суметь их заинтересовать, расположить к себе, убедить, чтобы добиться желаемого результата;
— овладевать знанием иностранных языков, на котором говорят зарубежные партнеры, и совершенствовать эти знания;
— владеть основами внешнеторгового дела и стремиться проникать в его тонкости;
— не замыкаться в узко специальных вопросах, проявлять широкий кругозор и обладать должной эрудицией.
Подготовка к конкретным коммерческим переговорам включает два основных направления работы:
1) четкое определение стратегической цели предстоящих переговоров (например, продажа или покупка определенного количества конкретного товара, заключение бартерной сделки, договора о выполнении подрядных работ, о переработке давальческого сырья в готовую продукцию, соглашения о производственном кооперировании и т.д.) и изыскание средств достижения этой цели, для чего формируется позиция российской стороны на переговорах и разрабатывается тактика их проведения;
2) планирование и осуществление организационно-технических мероприятий, которые будут способствовать рациональному и эффективному проведению переговоров.
Выработка позиции и тактики ведения переговоров
До начала переговоров по заключению крупных сделок во внешнеэкономических организациях принято проводить специальные совещания, на которых составляется прогноз-сценарий будущих переговоров и формируется реалистичная позиция российской стороны. В таких совещаниях принимают участие работники, отвечающие за подготовку и проведение переговоров.
Выработка тактики проведения переговоров в целях заключения внешнеторговой сделки может включать следующие элементы:
— выбор конкретного иностранного партнера или нескольких партнеров в качестве потенциальных покупателей товара, предназначенного для реализации на внешнем рынке, или продавцов интересующего импортного товара, а также определение наиболее подходящего места и времени проведения переговоров;
— определение оптимальных условий намечаемой сделки, какие из условий — по количеству товара, цене, платежу и др. — целесообразно назвать в качестве исходных, на каких условиях следует настаивать твердо, а по каким допустимы разумные уступки и их пределы в сочетании с встречными уступками другой стороны в целях достижения приемлемого компромисса; подготовка обстоятельной аргументации своей позиции и контраргументов на случай возражений другой стороны;
— уточнение степени заинтересованности избранных инофирм в заключении сделки, предварительное прогнозирование их позиции, оценка предполагаемых первоначальных условий, которые могут выдвинуть фирмы, и возможных последующих уступок с их стороны по ценам и другим условиям сделки;
— уточнение целесообразности проявления инициативы на начальном этапе и последующих этапах переговоров с учетом заинтересованности в тех или иных сроках заключения сделки: начинать ли переговоры по своей инициативе (например, направить предложение на продажу товара или запрос на интересующий товар) и стремиться удерживать ее в дальнейшем, чтобы ответ по возможности оставался за другой стороной, или придерживаться выжидательной тактики, предоставив инициативу контрагенту, и не проявлять поспешности с ответом на его предложения;
— определение желательной очередности вопросов для обсуждения с иностранным партнером: каким вопросам отдать предпочтение, какие из них целесообразно обсуждать по отдельности либо в пакете, постараться предугадать возможные вопросы со стороны контрагента и продумать, как следует реагировать на них.
Следует предусмотреть возможности использования определенных тактико-психологических приемов в ходе переговоров, проявлять гибкость в процессе переговоров, внимательно следя за поведением партнера и при необходимости оперативно корректируя свою позицию, проявлять благожелательное отношение к партнеру, избегая каких-либо конфликтных ситуаций, и стремиться достичь конструктивного результата.
На всех этапах переговоров необходимо ориентироваться на успешное достижение поставленной цели — заключение сделки на взаимоприемлемых условиях, которые обеспечивали бы максимальную защиту интересов российской стороны и не ущемляли разумных интересов иностранного партнера.
Организационно-техническая подготовка переговоров
К вопросам организационно-технического обеспечения коммерческих переговоров, проводящихся путем непосредственного личного общения, относятся следующие мероприятия.
- Необходимо определить состав участников переговоров с российской стороны: должностное лицо, возглавляющее переговоры, и другие участники с учетом занимаемого служебного положения. Весьма желательно соблюдать взаимность в отношении количества и иерархического уровня представителей обеих сторон.
Например, на встрече с главой крупной иностранной фирмы рекомендуется присутствие руководителя российской организации. Если среди иностранных представителей имеется лицо женского пола, то в состав участников переговоров от российской стороны целесообразно также включить женщину.
В зависимости от существа обсуждаемых вопросов к участию в переговорах привлекаются соответствующие специалисты — по ценовым, финансовым, транспортным, юридическим или иным вопросам. На переговоры, проводимые внешнеэкономической организацией, могут быть приглашены представители отечественного поставщика экспортного товара или заказчика импортного товара. По условиям определенных внутрироссийских хозяйственных договоров предусматривается обязательное участие отечественных предприятий в согласовании тех или иных условий внешнеторговых сделок с иностранными контрагентами.
Переговоры по конкретным вопросам проводятся отдельно с каждой иностранной стороной, т.е. на двусторонней основе. Как показывает практика, многосторонние переговоры с одновременным участием нескольких контрагентов недостаточно эффективны, а во многих случаях просто недопустимы.
- Важное значение имеет подготовка принимающей стороной помещения для переговоров, его надлежащее оборудование и оснащение. Желательно в помещении принимающей организации оборудовать специальную переговорную комнату. Она должна быть достаточно просторной, обставлена удобной для деловых встреч мебелью, иметь хорошее освещение, звукоизоляцию и вентиляцию (если там разрешается курить, то желательно установить оборудование для вытяжки табачного дыма, а на столе поставить пепельницы).
В отношении мебели главное внимание уделяется переговорному столу, за которым участникам переговоров будет удобно разместиться и делать необходимые записи. В этой же комнате возможно поставить шкафчик (буфет) с красивой посудой и небольшой столик для сервировки кофе, чая, прохладительных напитков.
Конечно, не всегда удается оборудовать отдельную переговорную комнату. Тогда можно использовать для переговоров кабинет руководителя организации (директора предприятия) либо кабинеты его заместителей. Если в комнате, где намечены переговоры, работают два или более человек, то остальные работники, не участвующие в переговорах, покидают эту комнату на время проведения переговоров. На двери переговорного помещения вешается табличка: «Идут переговоры. Не входить».
Как упоминалось выше, переговоры могут также проходить на нейтральной территории. А в тех случаях, когда имеется представительство инофирмы в России — в офисе этого представительства. Надо иметь в виду, что гости имеют преимущественное право выбора места проведения переговоров.
- Следует заранее определиться в отношении языка, на котором будут вестись переговоры. При необходимости надо заблаговременно подобрать квалифицированного переводчика, знающего соответствующий язык. Воспользоваться услугами переводчика бывает полезно и в тех случаях, когда некоторые участники переговоров владеют иностранным языком. Иногда своего переводчика имеют представители инофирмы.
- К началу переговоров надо подготовить необходимые справочные и рекламные материалы, проспекты, каталоги, образцы, а при необходимости еще сувениры для вручения иностранным представителям. Целесообразно также заблаговременно составить текст проекта контракта, который потребуется вручить представителям другой стороны на каком-то этапе переговоров.
- Все участники переговоров должны изучать и соблюдать установленные правила делового протокола и этикета. Наиболее важные протокольные требования изложены в соответствующих инструкциях и рекомендациях. Соблюдать общепринятый протокол важно как в нашей стране, так и за рубежом.
До начала переговоров нужно назначить лицо, встречающее, сопровождающее и провожающее иностранных представителей, а также согласовать конкретное место первой встречи, обеспечив необходимый транспорт для нужд гостей.
При важных встречах, длящихся несколько дней, составляется и утверждается программа пребывания иностранцев на территории нашей страны, в которую помимо деловых и официальных встреч могут быть включены посещения производственных предприятий, иные поездки, мероприятия культурно-познавательного и развлекательного характера, а также организация приема с обедом или ужином (обычно по завершении переговоров). Отдельно составляется смета расходов на прием иностранных представителей, в которой перечисляются все статьи расходов в пределах выделенных средств на представительские цели (транспортные и бытовые расходы, культурные мероприятия, оплата переводчика, питания, стоимость сувениров и т.д.).
Если российская сторона являются принимающей, она должна позаботиться об удобном размещении иностранных представителей в подходящей гостинице или ином месте проживания. Когда российская сторона направляет приглашение представителям инофирмы, желательно оговорить, за чей счет оплачиваются расходы по проживанию иностранцев на территории РФ. Но и в случае приезда иностранцев по своей инициативе (например, в качестве туристов) целесообразно знать их местонахождение и контактный телефон.
- В целях более организованного и четкого проведения переговоров рекомендуется составить в качестве сугубо внутреннего документа достаточно подробный план переговоров, включающий все вопросы, подлежащие обсуждению исходя из разработанной тактики ведения переговоров. Это поможет ничего не забыть и не упустить во время встречи.
В плане переговоров могут содержаться альтернативные (резервные) варианты, которые используются в случае выдвижения иностранным партнером своих контрпредложений. Естественно, содержание плана переговоров составляет коммерческую тайну данной организации и не подлежит разглашению.
Если переговоры проходят за границей, вопросы плана переговоров включаются в общее командировочное задание.
Документационное оформление результатов переговоров
После завершения каждой беседы с представителями инофирм (обычно в тот же день, но не позже следующего дня) составляется запись беседы, при необходимости достаточно подробная. В записи беседы указываются следующие сведения:
— фамилия и должность ведущего беседу от имени российской стороны;
— имя и должность иностранного представителя фирмы, организации;
— фамилия и должность руководителя, разрешившего встречу;
— место и время проведения встречи, ее продолжительность (указывается время начала и окончания);
— присутствовавшие на беседе лица с российской стороны и со стороны инофирмы;
— какие памятные подарки были вручены на беседе;
— на каком языке велась беседа;
— содержание беседы — это основная часть документа, которая излагается относительно кратко или более развернуто в зависимости от характера обсуждавшихся вопросов;
— фамилия, должность и подпись записавшего беседу;
— количество листов, на которых составлена запись беседы;
— виза лица, проводившего беседу.
Беседа записывается одним из ее участников, обычно являющимся ответственным за проведение данной внешнеторговой сделки, и визируется (утверждается) руководителем, который вел беседу.
В ряде организаций составляется учетная карточка итогов переговоров российской организации с иностранными партнерами. В эту карточку, которая предназначена для пополнения досье на фирму, заносятся некоторые дополнительные данные, а именно:
— юридический адрес регистрации фирмы, адрес офиса для последующих контактов, адрес представительства в Москве;
— форма собственности, основной капитал, свободный капитал, основные виды деятельности, наличие представительств за рубежом;
— наличие партнеров в СНГ;
— цель переговоров (предложение, спрос, создание СП, инвестиции, бартер, международная кооперация, компенсационные сделки, совместные производства, собственный бизнес, выставки, презентация и др.);
— краткая суть обсуждения вопроса (выделяется ключевое слово, например купля-продажа, строительство объектов и т.п.);
— поручение по результатам переговоров (задание, ответственный исполнитель, дата исполнения);
— договоренности о дальнейших действиях (дата очередных переговоров, место проведения встречи, состав привлекаемых специалистов, другие договоренности);
— комментарий.
