Записать операцию на счетах — значит, отразить ее содержание в учетных регистрах, т.е. в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах (журналах-ордерах и ведомостях).
В бухгалтерских книгах все страницы пронумеровывают, прошнуровывают шпагатом и скрепляют печатью. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. Бухгалтерские книги ведутся продолжительный промежуток времени, как правило, год. Их применяют для синтетического и аналитического учета.
Карточки изготавливаются из плотной бумаги или неплотного картона. Они не скрепляются между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают, как правило, на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. Карточки применяют в основном для аналитического учета.
Свободные листы (журналы-ордера и ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовлены из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят, как правило, в скоросшивателях. Свободные листы открываются на месяц или квартал, в них совмещается синтетический и аналитический учет.
Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляют:
корректурным способом,
способом дополнительных проводок
способом «красное сторно».
Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учтенных записей. Ошибочный текст или сумму зачеркивают тонкой линией, так чтобы можно было прочесть зачеркнутое (зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре), и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах -подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах — подписью лица, производящего исправление. Оговорка об исправлении делается на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено» и правильный текст или сумму.
Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, по преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции.
Если в учетных записях указана не правильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно»:
вначале ошибочную проводку повторяют в той же корреспонденции счетов, но запись производят красными чернилами, либо черными или синими чернилами обведенными в овал. Эту проводку записывают также в соответствующие учетные регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляют, а вычитают из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется. После этого составляют новую проводку с правильной корреспонденцией счетов и записывают в регистры обычными чернилами.
Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции.
