Для синтетического учета сырья, продуктов и товаров и тары и их движения в кладовых используется активный счет 41 «Товары», субсчет «Товары на складах» — и это не случайно, так как кладовые выполняют функции складов оптовых предприятий, которые получают ценности, хранят их и отпускают другим подразделениям либо для переработки, либо для продажи. По дебету указанного счета отражают поступление ценностей, по кредиту — их выбытие (отпуск в производство или буфеты, списание товарных потерь и т.п.). Дебетовое сальдо счета 41 «Товары» отражает стоимость остатка сырья, товаров и тары в кладовых.
Если на предприятии общественного питания кладовая как самостоятельное подразделение отсутствует, то продукты могут поступать непосредственно в производственное подразделение — на кухню.В этих случаях их принимают к учету непосредственно на счет 20 «Основное производство».
В зависимости от источника для учета расчетов за поступившие ценности используются счета:
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — при поступлении от поставщиков;
71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при закупках через подотчетных лиц;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при закупках у населения.
Основные проводки по отражению в учете сырья, продуктов и товаров и тары, поступивших в кладовую предприятия общественного питания, выглядят следующим образом:
Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму покупной стоимости фактически поступивших сырья, продуктов или товаров, которая определяется на основании сопроводительных документов, включая счета-фактуры, выписанных поставщиком;
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС от покупной стоимости поступивших сырья или товаров.
Если продовольственные товары приобретаются школьными или студенческими столовыми, а также столовыми других учебных заведений и медицинских учреждений, финансируемых полностью или частично из бюджета или фонда обязательного медицинского страхования, то НДС, включенный в первичные документы поставщика, включается в расходы этих учреждений (ст. 170 НК РФ). Это относится и к тем предприятиям общественного питания, которые реализуют свою продукцию перечисленным выше столовым (в части продукции, реализованной этим столовым).
Как правило, сырье, продукты и товары поступают в соответствующей таре. Порядок учета операций с тарой рассмотрен в главе 2 учебного пособия. Приведем лишь одну из операций:
Дт 41 «Товары», субсчет «Тара под товаром и порожняя»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на стоимость тары.
Напомним, что операции с возвратной тары НДС не облагаются. Поскольку кладовые, как правило, не занимаются реализацией полученных ценностей и, с другой стороны, выполняют функции оптового звена, то наценка общественного питания при принятии ценностей к учету в кладовой не отражается
При закупке через подотчетное лицо последнему выдается необходимая сумма наличных денег (аванс):
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кт 50 «Касса», субсчет «Касса организации».
Приобретенные ценности принимаются кладовщиками либо на ос-, новании первичных документов, выписанных поставщиком, либо на основании товарной накладной (ф. ТОРГ-12), составленной непосредственно в кладовой. Принятие к учету приобретенных ценностей и списание расходов на основании авансового отчета отражается проводкой:
Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму НДС, оплаченного подотчетным лицом; при выполнении всех необходимых условий, включая получение от поставщика счета-фактуры, НДС, уплаченный при приобретении ценностей, принимается к вычету;
Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»
Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».
При закупках продуктов на рынках у населения составляется закупочный акт (ф. ОП-5), в котором должны быть указаны фамилия, имя, отчество и паспортные данные продавца:
Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»
Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по закупкам у населения».
Если лицо, у которого были приобретены продукты, является предпринимателем, то налоги уплачиваются им самостоятельно; предприятие обязано лишь сообщить налоговым органам о выплаченных ему суммах. Если продавец не является предпринимателем, то предприятие должно удержать из суммы, причитающейся продавцу, налог на доходы физических лиц и перечислить его в.бюджет:
Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по закупкам у населения»
Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».
Транспортные расходы, включенные в счет покупателю, предварительно оплаченные поставщиком, как правило, включают в состав издержек общественного питания:
Дт 44 «Расходы на продажу», субсчет «Издержки общественного питания»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС, исчисленного от суммы транспортных расходов, который после погашения задолженности перед поставщиком и получения счета-фактуры принимается к вычету;
Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»
Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».
Порядок отражения в учете недостач или потерь от порчи товаров, выявленных при приемке, зависит от многих факторов (виновники, условия договора поставки, время оплаты и т.д.).
Так, если виновником недостачи или порчи является поставщик, а условиями договора поставки предусмотрен на этот случай отказ от оплаты недостающих (испорченных) товаров и счет поставщика не оплачен до поступления товаров, то сумма платежа уменьшается на стоимость недостающих товаров.
Если недостача или порча продуктов и товаров выявлена при их приемке, а оплата уже произошла, то на сумму недостачи может быть предъявлена претензия поставщику или перевозчику, если потери произошли по его вине:
Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму претензии, равной покупной стоимости недостающих продуктов или товаров и НДС от этой стоимости.
Если договором с этими организациями предусмотрена возможность взыскания штрафных санкций в случае нарушения договорных условий и признания ими своего долга, то сумма санкций также включается в сумму претензии и отражается дополнительной проводкой:
Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям»
Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы». Уместно напомнить, что суммы полученных санкций за нарушение условий хозяйственных договоров, являются объектом обложения НДС, следовательно:
Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»
Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» — на сумму НДС, выделенного из суммы штрафных санкций, полученных или признанных поставщиком.
Причинами недостач могут быть также потери вследствие естественной убыли, ошибок материально ответственных лиц (кладовщиков) при приемке ценностей на складе поставщика, от транспортной организации и др. В таких случаях составляются следующие проводки:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками» — на покупную стоимость недостающих сырья, продуктов или товаров;
Дт 44 «Расходы на продажу», субсчет «Издержки общественного питания»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на сумму
потерь в пределах естественной убыли.
Напомним, что для целей налогообложения потери от естественной убыли не принимаются до тех пор, пока правительством не будут утверждены обновленные нормы таких потерь. Поэтому в таких случаях предприятия общественного питания должны в регистре налогового учета учитывать это различие:
Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на сумму недостачи, возникшей по вине материально ответственного лица и отнесенной за его счет.
По дебету счета 41, субсчет «Товары на складах», кроме товаров, поступивших в организацию общественного питания, отражаются продукты и товары, возвращенные из буфета:
Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»
Кт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»
или из производства;
Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»
Кт 20 «Основное производство».
Сырье и продукты из кладовой выдаются в пределах суточной потребности, рассчитанной в плане-меню (ф. № ОП-2), с учетом остатков на кухне на конец предыдущего дня. План-меню составляется накануне, подписывается заведующим производством, утверждается руководителем предприятия общественного питания и по содержанию представляет собой перечень наименований (с краткой характеристикой) блюд с указанием их номеров согласно Сборникам рецептур или по технико-технологическим картам, техническим условиями и количеству порций, запланированных к выпуску. В плане-меню блюда записываются в такой последовательности: закуски, первые блюда, вторые блюда, напитки, комплексные обеды и т.д.
Кладовые предприятий общественного питания отпускают продукты на производство (в кухню) на основании требований (ф. № ОП-3), в которых указывается необходимое количество продуктов (сырья) на предстоящий день, с учетом остатков сырья на кухне на начало дня.
Отпуск сырья (продуктов) на кухню и товаров в буфеты оформляется накладной на отпуск товара (ф. № ОП-4). Как правило, учетные цены на производстве и в буфетах отличаются от цен кладовой, поэтому стоимость отпущенных ценностей указывается в накладной в двух оценках: по ценам, применяемым в кладовой (по учетным ценам), и на производстве или в буфете (по продажным ценам). При отпуске продуктов из кладовой в производство (на кухню) первая бухгалтерская запись составляется по учетным ценам кладовой
Дт 20 «Основное производство»
Кт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»
и затем
Дт 20 «Основное производство»
Кт 42 «Торговая наценка» — на сумму наценки общественного питания.
На стоимость отпущенных из кладовой товаров в буфеты, мелкорозничную торговую сеть, магазины кулинарии по учетным ценам кладовой составляют проводку:
Дт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»
Кт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах».
Если товары в буфете учитывают с торговой наценкой, то делается дополнительная запись:
Дт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»
Кт 42 «Торговая наценка».
Аналитический учет сырья, продуктов и товаров ведет кладовщик или другой работник (материально ответственное лицо) в порядке, принятом на предприятиях оптовой торговли. Этот учет может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров.
Сырье, продукты и товары можно хранить по партиям (если требуется строгое соблюдение очередности отпуска) или по наименованиям, сортам и категориям. Под партией понимается количество товаров, поступивших одновременно по одному транспортному документу. Соответственно способы аналитического учета ценностей в кладовой называются партионным и сортовым.
При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет сырья, продуктов и товаров, как правило, только в натуральных измерителях на основании приходных и расходных товарных документов. Можно вести учет движения ТМЦ в натуральных и стоимостном измерителях одновременно.
При партионном способе хранения ценностей должны быть обеспечены следующие условия: раздельное хранение каждой партии; свободный подход к продуктам и товарам; невозможность смешивания продуктов и товаров из разных партий. На каждую партию товаров выписывается партионный ярлык (карта), в котором указываются:
номер партии; наименование товара;
даты его выработки и поступления;
предельный срок хранения; количество мест и масса;
номера расходных документов и количество отпущенного товара;
состояние качества товара при контрольных осмотрах в процессе хранения.
Партионные ярлыки (карты) регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии. Ярлык прикрепляют к одному из мест соответствующей партии товаров; номер проставляется на каждом товарном месте. Один экземпляр партионного ярлыка (карты) остается на складе (в кладовой) и служит регистром складского учета товаров, а другой передают в бухгалтерию. По мере отпуска сырья и товаров материально ответственное лицо указывает в ярлыке (карте) дату отпуска, номер расходного документа и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партии.
При полном использовании продуктов или товаров одной партии товарный ярлык (карту) сдают в бухгалтерию вместе с другими документами (акт об израсходовании товаров по партии) для проверки. Если при проверке поданной партии выявляется недостача сырья или товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет издержек общественного питания, а сверх норм естественной убыли — взыскивают с материально ответственных лиц. Излишки сырья и товаров, выявленные при проверке, включают в состав внереализационных доходов.
Партионный учет, обеспечивая возможность выявления недостач или излишков сырья и товаров сразу после отпуска каждой партии, способствует усилению контроля сохранности и качества ценностей. Вместе с тем партионный учет имеет ряд недостатков:
менее рационально используются площадь кладовой и емкость хранилищ;
снижается оперативность управления товарными запасами, поскольку одинаковые продукты или товары могут храниться в нескольких местах (в разных партиях), а следовательно, остатки по ним отражаются в нескольких партионных картах (ярлыках).
При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный продукт или товар одного наименования (сорта) присоединяют к ранее поступившим товарам и продуктам того же наименования и сортам. Учет продуктов, товаров и сырья при сортовом способе материально ответственные лица ведут по наименованиям, сортам, количеству и учетным ценам в товарной книге кладовщика или на карточках количественно-стоимостного учета (ф. ТОРГ-28). В книге на каждое наименование, сорт, категорию продуктов и тары отводится одна или несколько страниц (в зависимости от числа записей). Книга и карточки выдаются материально ответственному лицу в пронумерованном виде под расписку. Записи выполняют на основании первичных документов (приходных и расходных) только по количеству. Правильность записей в товарной книге (карточках) регулярно проверяется бухгалтерией или собственником. Для этого сопоставляются записи в первичных документах и в товарной книге (карточках), а также проверяется правильность выведенных остатков по каждому наименованию (сорту) продуктов. Правильность записей подтверждается подписью на товарном отчете лица, проводившего проверку.
По окончании месяца и на дату инвентаризации материально ответственное лицо по данным товарной книги (карточек) составляет Ведомость учета остатков продуктов и товаров на складе (в кладовой)по форме ОП-16. Ведомость проверяется бухгалтером или собственником, правильность выведенных остатков подтверждается их подписью. Общая стоимость продуктов и товаров на конец месяца или на дату инвентаризации сверяется с данными бухгалтерии и подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером или собственником.
Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод, при котором кладовщик ведет аналитический учет продуктов и товаров только в натуральных измерителях, а бухгалтер — только в денежном измерителе. Периодически (например, раз в неделю) данные кладовщика об остатках продуктов и товаров сверяются с данными бухгалтерии об остатке на счете 41 «Товары», субсчет «Товары на складах». Если обнаруживаются расхождения, то устанавливается и устраняется их причина.
При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе значительно упрощается и ускоряется ведение аналитического учета товаров: устраняется дублирование записей, отпадает необходимость в составлении ромоздких оборотных ведомостей, ускоряется выявление результатов инвентаризации.
