Расчеты с поставщиками за товары и услуги проводятся в основном через банки по безналичному расчету и регулируются соответствующими договорами, в которых оговариваются вид поставляемых ценностей, условия поставки, количественные и стоимостные показатели, сроки поставки, порядок расчетов (условия платежей) между организацией и поставщиками. Порядок расчетов между предприятиями и поставщиками определяется Правилами безналичных расчетов в Российской Федерации и оговаривается в договоре.
Для учета расчетов с поставщиками за полученные товарно-материальные ценности (ТМЦ), потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и др., применяют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Стоимость фактически поступивших ТМЦ, потребленных услуг на основании приходных документов отражается по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или соответствующих затрат. Кроме того, по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражаются суммы начисленного НДС в корреспонденции с дебетом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» (соответствующие субсчета).
Дт 41 «Товары», соответствующий субсчет
Дт 44 «Расходы на продажу», субсчет «Издержки обращения»,
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму стоимости принимаемых к бухгалтерскому учету ТМЦ, принятых работ, потребленных услуг согласно расчетным документам поставщиков, подрядчиков.
Расходы по доставке товаров в соответствии с учетной политикой могут включаться в стоимость приобретаемых товаров или в издержки обращения:
Дт 41 «Товары», соответствующий субсчет
или
Дт 44 «Расходы на продажу», субсчет «Издержки обращения» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товаров обнаружились их недостача против отфактурованного количества или несоответствие цен, обусловленных договором, или арифметические ошибки, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям».
При поступлении товаров, на которые не получены расчетные документы поставщиков (так называемые неотфактурованные поставки), необходимо проверить, не числятся ли поступившие товары как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков, и не числится ли стоимость поступивших ценностей как дебиторская задолженность.
В случае неотфактурованной поставки счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуют на стоимость поступивших ценностей по ценам, предусмотренным в договорах.
Дебетуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» согласно выпискам банка и другим документам на суммы оплаты счетов поставщиков, включая авансы (предварительную оплату), в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50, 51, 52, 55), источников финансирования (кредиты, займы), расчетов (зачет задолженности покупателей, заказчиков).
В рамках счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» торговые предприятия обязаны вести аналитические счета по каждому поставщику и подрядчику, чтобы обеспечить своевременность и полноту расчетов с каждым из них. Не реже одного раза в год (как правило, перед составлением годового отчета) предприятия проводят инвентаризацию всех своих обязательств (сверку расчетов), в процессе которой выявляются реальность задолженностей, возможность своевременности расчетов или необходимость обращения в суд с исками об истребовании дебиторской задолженности и т.п.
По истечении трехлетнего срока исковой давности сальдо со счета 60 списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы», что отражается проводками:
Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» — кредиторская задолженность поставщикам;
Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — дебиторская задолженность поставщиков.