Все поступающие в организацию материальные ресурсы регистрируются в журнале учета поступающих грузов. В журнале регистрируются транспортные, товарные и другие документы по поступившим материальным ресурсам. По мере поступления материальных ценностей на склад организации в журнале записывают: номера приходных ордеров и даты поступления; данные об оплате счетов; сведения об отказе от акцепта или сумме остаточного акцепта.
Выписывают приходный ордер (форма №М-4), его составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Кладовщик ведет книгу регистрации приходных ордеров. Номер и дату приходного ордера кладовщик сообщает товароведу для регистрации в журнале учета поступающих грузов.
Ревизия поступления материалов проводится по нескольким направлениям. Два важнейших из них:
1. Выборочная документальная проверка отнесения товарно-материальных ценностей (поступивших за последний отчетный год) к материалам. Ревизор выборочным методом проверяет обоснованность отнесения объектов к материалам.
2. Документальная проверка учета поступающих материалов.
По первичным документам осуществляется контроль за поступлением товарно-материальных ценностей. Ревизор проверяет порядок учета поступающих материалов, наличие утвержденного плана материального обеспечения, наличие ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журналы учета, в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика; дата и № транспортного документа; дата и номер счета; род груза; акт о приемке; запроса о розыске груза. Ревизор должен выявить факты недопоставки и излишней поставки.
Ревизор должен установить соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение ТМЦ требованиям нормативных документов.
При ревизии поступлений материалов на склады автотранспортом проводится сверка журнала учета поступающих материалов с данными автотранспортных накладных, приходных ордеров и карточек учета материалов. Обороты материалов по журналу учета и первичным документам сверяются с оборотами ведомости №10 «Учет материалов на складе».
При наличии актов приемки материалов формы №М-7 вместо приходных ордеров ревизор проводит их экспертизу (полномочия членов приемочной комиссии, работа юридической службы).
При доставке ТМЦ железнодорожным транспортом также осуществляется сверка данных учета поступающих материалов с данными железнодорожных накладных, приходных ордеров, карточек учета материалов, корешков доверенностей. Если ревизор обнаруживает коммерческие акты, то он должен провести экспертизу юридической силы таких актов.
Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации ТМЦ путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке ТМЦ, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах, исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения.
Ревизия хранения материалов на складе.
Виды проверок:
1. Выборочная документальная проверка оформления учета материалов на складе. Источниками информации является журнал учета поступающих грузов, специальная книга кладовщика, карточки складского учета.
2. Проверка соблюдения порядка и сроков проведения инвентаризации материалов инвентаризационной комиссией организации. Проверяется правильность организации, проведения инвентаризации, полнота, достоверность и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность оформления результатов инвентаризации.
3. Инвентаризация материалов.
Все документы инвентаризации: приказ о проведении, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально-ответственных лиц, а также сличительные ведомости — должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решений по результатам инвентаризации, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводилась инвентаризация, в срок до 10 дней после окончания инвентаризации.
Инвентаризационная опись (форма №ИНВ – 3) по завершении должна содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных исправлений.
Работа ревизора оформляется протоколом, где ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, оприходованию излишков.
Очень важно правильное оформление сличительных ведомостей.
Ревизия хранения материалов в цеховых кладовых.
Процедуры и объекты ревизии в цехах (кладовых) совпадают с процедурами и объектами ревизий центрального склада.
Ревизор должен учесть, что если материалы поступают сразу на склад в цехе, они приходуются на центральном складе и по требованию – накладной передаются на склад в цехе. Каждому складу в цехах приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Ревизор проверяет наличие и правильность оформления данных документов.
Списание материалов в производство.
Документально отпуск материалов в производство подтверждается лимитно-заборной картой (ф. №М-8) или требованием – накладной ф. №М – 11.Возможны 2 варианта работы с лимитно-заборными картами.
Первый вариант. Один экземпляр до начала месяца передается потребителю материалов, другой – складу. Кладовщик при отпуске отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. Стороны обмениваются росписями в документах.
Второй вариант. Лимитно-заборная карта выписывается в одном экземпляре и передается потребителю. Склад отпускает материалы при предъявлении лимитно-заборной карты. Лимит указывается в карточке учета материалов по форме № М – 17. Потребитель при получении расписывается в карточках учета материала, в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
Ревизия списания материалов в производство – проводится документальная проверка оформления выбытия материалов и анализ списания материалов на производство.
1. Документальная проверка оформления выбытия материальных ценностей. Ревизору необходимо изучить порядок согласования отпуска материалов по требованиям формы №10а и его фактическое соблюдение должностными лицами организации. Данные требований (подписи, даты, номера, суммы и т.д.) сверяются с данными журналов регистрации требований, карточек учета материала. Ревизор проверяет наличие актов списания, их утверждение, а также соответствие карточкам учета материалов.
2. Анализ списания сырья и материалов на производство. Основные вопросы проверки: обоснованность и документальная определенность норм расхода; соблюдение норм расхода в производстве; фактическое расходование сырья и материалов в цехах.
Ревизор должен выяснить, когда в последний раз пересматривались действующие нормативы расходования сырья и материалов и учтены ли в них изменения.
Ревизор обязан выяснить (при нескольких нормах на одно и то же изделие), сколько изделий и по какой технологии фактически изготовила организация за изучаемый период. Установив правильность норм расхода материалов, ревизор должен проверить, как эти нормы соблюдаются в производстве.
Чтобы убедиться, правильно ли рассчитаны нормы расхода материалов на единицу изделия, ревизору необходимо организовать изготовление контрольной партии изделий и определить фактический расход материалов на них.
Ревизор должен изучить технологию изготовления изделий и строго придерживаться ее при проверке норм. Проверку требуется делать только с исправным инструментом и на исправном оборудовании.
Выбытие материалов на сторону.
Если закуплен излишек материалов, их можно продать другой организации. Со склада материалы отпускают на сторону, что оформляется накладной на отпуск материалов на сторону (ф. №М – 15).
Ревизия выбытия материалов на сторону. При такой ревизии проводится: 1) сплошная документальная проверка оформления продажи и 2) дарения материалов.
Ревизор проверяет правильность оформления договоров и накладных по форме №М – 15. Договоры должны соответствовать по форме и содержанию требованиям действующего законодательства.
Ревизор изучает эффективность ценовой политики и фактическое соблюдение должностными лицами дисциплины отпускных цен на материалы.
Ревизор должен дать экономическую оценку действий должностных лиц организации, по чьей инициативе закупаются лишние материалы.
Ревизор может проверить пропускную систему организации. Для этого положение о пропускной системе сверяется с фактическим порядком пропуска, действующим в организации.
В обязательном порядке по каждому факту дарения выявляются лицо, подписавшее договор дарения, и правомочность его действий.
Горюче–смазочные материалы (ГСМ).
Ревизия операций с ГСМ.
В случае наличия в организации автозаправочных пунктов при ревизии в первую очередь проводят инвентаризацию ГСМ и устанавливают, как обеспечивается их хранение. После этого проверяется организация отпуска ГСМ водителям, порядок его документирования, списания и применения норм естественной убыли.
На автотранспортных предприятиях ежемесячно должны проводиться инвентаризации ГСМ. Особое внимание должно быть уделено определению фактического расхода топлива по каждому автомобилю (по путевым листам).
При выявлении расхождений нужно проводить сплошную проверку. Обязательна выборочная сверка фактических показаний спидометра и данных, указанных в путевых листах.
Проверке на экономическую целесообразность необходимо подвергнуть путевые листы легковых автомобилей.
Ревизор должен учитывать нормы естественной убыли. В случае заправки автомобилей с использованием талонов на получение ГСМ ревизору необходимо проверить оформление операций по приобретению и выдаче талонов (хранятся как денежные документы), а также авансовые отчеты водителей (если заправка за наличный расчет).
Тара, ревизия операций с тарой.
Ревизия проводится по направлениям:
1. Выборочная документальная проверка отнесения объектов к таре. Ревизору необходимо выяснить, правильно ли отнесены к таре и тарным материалам соответствующие материальные ценности, а также, утвержден ли в организации список лиц, отвечающих за материальные ценности, переданные в эксплуатацию, имеются ли в наличии договоры о материальной ответственности с такими лицами.
2. Выборочная документальная проверка оформления приобретения, хранения и использования тары и тарных материалов.
3. Порядок инвентаризации тары. Инвентаризация тары, учитываемой на счете 10 «Материалы», проводится согласно порядку, предусмотренному для инвентаризации материалов с заполнением соответствующих ведомостей.
Инвентаризация тары, учитываемой на счете 01 «Основные средства», осуществляется аналогично инвентаризации основных средств.
Перед проверкой порожняя тара должна быть подобрана по видам: деревянная (ящики, бочки); картонная (коробки); металлическая (фляги, барабаны); текстильная (мешки).
Тара отражается в описи по видам, целевому назначению, качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта).
По таре, пришедшей в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи и лиц, ответственных за тару. Данные заносятся в описи по видам тары.
Запасные части.
Бухгалтерский учет запасных частей ведется на счете 10 «Материалы», субсчет 5 «Запасные части» отдельно по новым запасным частям и агрегатам, отремонтированным и требующим ремонта.
На поступившие запасные части в день их поступления материально-ответственное лицо в одном экземпляре составляет приходный ордер формы № М – 4. Движение запасных частей фиксируется в карточке учета формы № М – 17 (на каждый вид запасных частей).
Синтетический учет запасных частей ведется в ведомости №10 и журнале – ордере №10.
Ревизия операций с запасными частями. При такой ревизии должна осуществляться проверка по следующим направлениям:
1. Выборочная документальная проверка организации хранения запасных частей.
2. Документальная проверка оформления поступления, выбытия и списания запчастей.
3. Инвентаризация запасных частей.
Производственный и хозяйственный инвентарь.
Производственный инвентарь – это предметы производственного назначения, с помощью которых создаются условия для осуществления и облегчения технологических операций: столы, верстаки, шкафы, стеллажи, лари и т.п.
Хозяйственный инвентарь – это конторская и другая мебель, вешалки, гардеробы, телефонные аппараты, противопожарный инвентарь.
В соответствии с п.5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» инвентарь должен быть отнесен в разряд основных средств, поэтому учет его поступления и выбытия (списания) ведется аналогично учету других основных средств.
Ревизия производственного и хозяйственного инвентаря ведется в следующих направлениях.
Документальная проверка оформления поступления, учета и списания инвентаря. Тщательной проверке должны подвергаться операции поступления, отпуска и списания инвентаря. Правильность и полнота оприходования инвентаря определяется на основании записей по дебету субсчета 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», счета 10 «Материалы» и по документам банка на перечисление денежных средств предприятиям-поставщикам инвентаря, а также путем встречной проверки у поставщиков.
В ходе ревизии изучаются документальное и фактическое осуществление внесистемного учета инвентаря, наличие утвержденных норм запаса, отпуска. Расхода, проверяется обоснованность норм и их соблюдение.
Важно проверить, все ли объекты инвентаря закреплены за материально-ответственными лицами, наличие заключенных договоров о материальной ответственности.
Ревизор должен выяснить, какие сроки службы хозяйственного инвентаря установлены в организации, на каких основаниях и кто их определяет.
Порядок инвентаризации инвентаря такой же, как и инвентаризация основных средств.
Ревизор должен проверить, не приобретались ли предметы хозяйственного инвентаря, не нужные организации. Обнаружив такие факты, необходимо определить размер причиненного ущерба и предъявить его к возмещению. Ревизор должен обратить внимание на наличие инвентарных номеров, состояние инвентаря.
Инструменты.
Ревизия инструментов проводится по таким направлениям:
1. Выборочная документальная проверка отнесения инструментов в состав основных средств либо материалов.
В ходе ревизии необходимо определить, какими критериями руководствуется организация, принимая решение об отнесении инструментов к внеоборотным либо оборотным активам. В организации должен быть установлен и нормативно закреплен порядок такого разграничения. Ревизор должен выяснить, есть ли такой порядок и соблюдается ли он; утвержден ли в организации список лиц, отвечающих за инструменты, переданные в эксплуатацию, имеются ли в наличии договоры о материальной ответственности с такими лицами.
2. Документальная проверка оформления поступления, учета и списания инструментов.
Тщательной проверке подвергаются операции поступления, отпуска и списания инструментов.
Правильность и полнота оприходования устанавливается на основании записей по дебету субсчета «Инструменты» счета 10 «Материалы» и по документам банка на перечисление денежных средств поставщикам инструментов, а также проведением встречной проверки у поставщиков.
В ходе ревизии проверяются:
- Документальное оформление и фактическое осуществление внесистемного учета инструментов;
- Есть ли утвержденные нормы запаса, отпуска, расхода;
- Обоснованны ли нормы и соблюдаются ли они;
- Маркируются ли инструменты и приспособления.
Порядок инвентаризации инструментов и приспособлений такой же, как и порядок инвентаризации материалов.
Инструменты, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи инструменты заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
Инструменты, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются; на них составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности. Ревизор проверяет, как оформлены акты на списание: указан ли состав комиссии, сроки использования инструментов, их стоимость; причина выбытия; сумма, подлежащая погашению виновными лицами; количество полученных и оприходованных в результате выбытия материальных ценностей; есть ли виза лица, утвердившего списание; правильно ли определены результаты от списания инструментов; своевременно ли отражены эти операции на счетах бухучета.
Если инструменты проданы своим работникам, ревизор обязан определить, реализуются ли эти предметы по рыночным ценам, своевременно ли проводится оплата, не допускаются ли случаи отпуска без оплаты.
Шины. Ревизия операций с шинами имеет свои особенности. Ревизор проверяет операции поступления, движения, списания автомобильных шин, а также состояние их учета на складе и в эксплуатации.
По первичным документам и учетным карточкам ревизор определяет:
- Не было ли отпуска шин со склада без учета количества возвращаемых негодных шин;
- Правильно ли проводится оценка возвращенных из эксплуатации шин при их сдаче на восстановление, а также шин, полученных после восстановления.
- Своевременно ли и правильно составляются акты для предъявления рекламаций заводам, осуществляется ли контроль за прохождением рекламаций и правильностью принятых по ним решений;
- Всегда ли составляются акты на шины, вышедшие из строя по вине водителей, своевременно ли они рассматриваются должностными лицами, своевременно и правильно ли отражаются в учете суммы, подлежащие взысканию.
В ходе ревизии проверяются документальное оформление и фактическое осуществление внесистемного учета шин.
Ревизор обязан проверить реализацию шин своим работникам.
Порядок инвентаризации шин.
Кроме ежегодной инвентаризации специальная комиссия не реже одного раза в квартал производит выборочную проверку наличия автомобильных шин на колесах автомобилей, в запасе и в оборотном фонде путем сличения фактического наличия шин по номерам с данными карточек учета работы автомобильных шин (по местам нахождения и материально ответственным лицам).
Инвентаризация осуществляется путем осмотра каждой шины. В описях шины отражаются по тем же правилам, что и материалы.
Допускается составление групповых инвентарных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с их распиской в описи.
Шины, пришедшие в негодность и несписанные, в опись не включаются; на них составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности дальнейшего использования в хозяйственных целях.
