Бухгалтерский документ — письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Следовательно, документ — любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются.

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции, однако некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа, определяющими содержание отражаемых операций и придающими документу доказательную силу:

 наименование документа (формы) ;

 дата составления;

название организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денеж­ном выражении);

 наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно по окончании операции.

Существует единые формы документов в РФ, которые  разрабатываются централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций на различных предприятиях  называется унификацией.

Унифицированные формы первичных документов не должны подвергаться изменениям организации. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно и должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых размеров бланков типовых документов и реквитов содержащихся  в  них.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:                                        ~

Написанному в исправление ошибки ________________________ верить.

                                                                     (новый, текст или сумма)

Дата                      Подпись

В некоторых документах, например приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют -прежде всего по форме, т.е. устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, т.е. производят их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка или таксировка документов — денежная оценка указанных в документе материальных ценностей;

Группировка — подбор одно­родных документов в пачки, что позволяет делать записи общими ито­гами и составлять сводные документы;

Разметка, или контировка, — определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах. После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив.

Прохождение документов от их выписки до сдачи на хранение в архив называется документооборотом.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов определяются:

1) Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы РФ «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27.06.96 г.

2) «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06.10.2000 г.