Документы, составленные при получении и реализации товаров, отражаются в товарном отчете по форме № ТОРГ-29, обобщающей совершенные товарные операции по складу (секции) за отчетный период, который определяется главным бухгалтером в зависимости от объемов товарных операций. Отчетность может составляться ежедневно, еженедельно, но не реже одного раза в месяц. На основании товарных отчетов и приложенных к ним первичных документов бухгалтер формирует проводки по отражению в учете товарных операций.

В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, торговой единицы или структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета фиксируются в стоимостном выражении начальный остаток товаров (конечный остаток из предыдущего товарного отчета) и поступление товаров на основании сопроводительных документов в хронологическом порядке. Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, общая сумма поступивших товаров) записывается отдельно по каждому поставщику. Здесь же, в приходной части, подсчитывают общую сумму принятых к учету товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало. В расходной части товарного отчета отражается сумма выручки, поступившей в кассу, за каждый день отчетного периода в целом по предприятию в хронологическом порядке, перечисляются первичные документы, на основании которых происходило прочее выбытие товаров (списание недостач, внутренняя передача и т.п.). Затем суммируется расход (выручка и прочее выбытие) товаров по организации и рассчитывается остаток товаров на дату составления товарного отчета (на конец отчетного периода).

Материально ответственные лица составляют товарные отчеты в двух экземплярах: первый экземпляр вместе с документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров (кроме сумм выручки, которые сверяются с данными, записанными в кассовых отчетах, поступивших в бухгалтерию от кассира), представляется в бухгалтерию, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица. Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.

Нумеруются товарные отчеты последовательно с начала до конца года с первого номера. Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе в течение года, нумеруются с начала их работы.

В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные (выполненные не по правилам) исправления и подчистки не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются одной чертой, затем надписывается правильный текст или правильные цифровые данные. Исправление ошибки в товарном отчете оговаривается надписью «Исправлено» и подтверждается подписью материально ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления..

Если дата проведения инвентаризации в торговой организации не совпала с установленным периодом отчетности, то составляются два отчета: один — с начала установленного периода до начала инвента­ризации, а другой — от даты окончания инвентаризации до установленного срока представления товарного отчета. Например, если установленный период отчетности — с 1 по 10-е число месяца, а ин­вентаризация проведена 7-го числа, один товарный отчет составляется с 1 по 7-е число, а второй — с 8 по 10-е число. В товарный отчет, составленный после инвентаризации, остатки товаров и тары записываются из инвентаризационной описи-акта результатов.

Сведения из товарных отчетов в течение месяца группируются в учетных регистрах по счетам 41 «Товары», 50 «Касса», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.