Товары, поступающие на предприятия торговли, должны иметь сопроводительные документы (счета, спецификации, товарно-транспортные накладные и др.), предусмотренные условиями договоров поставки товаров и правилами перевозки грузов.

Приемка товаров на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом розничного торгового предприятия по доверенности (оформленной в соответствии с установленными требо­ваниями), с предъявлением паспорта. Учет доверенностей как бланков строгой отчетности ведется либо по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о ее получении и использовании, либо в книге доверенностей, либо в журнале регистрации выданных доверенностей. Доверенность содержит следующие реквизиты: номер и дата выдачи; срок действия (возможный срок получения и вывоза товара); наименование и адрес плательщика и потребителя (получателя доверенности); банковские реквизиты плательщика; должность, фамилия, имя, отчество поставщика; сведения о паспорте материально ответственного лица, на имя которого выдана доверенность; номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска товаров; наименование и краткое описание товаров, подлежащих получению, с указанием единиц измерения и количества (прописью). Подпись по­лучателя в доверенности удостоверяется руководителем и главным бухгалтером торгового предприятия и заверяется круглой печатью.

После получения товара в бухгалтерию представляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, а в книге (журнале) доверенностей проставляются номер и дата сопроводительных документов.

Получение товара оформляется по-разному — в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика расположен в одном помещении с местом оформления доку­ментов на отпуск товара, то оформление и выдача товара происходят фактически одновременно. Документом на отпуск в данном случае является товарная накладная (ф. № ТОРГ-12). Если склад фирмы-поставщика расположен на значительном расстоянии от офиса, то матери­ально ответственному лицу в представительстве фирмы выдается доку­мент на получение товара, по которому он получает на складе ценности, указанные в доверенности. В случае отсутствия на складе затребованного товара в необходимом количестве выписывается новый документ — расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. Накладная содержит номер и дату выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара; количество товара (в единицах); цену и общую стоимость отпускаемого товара (с учетом НДС), при этом НДС выделяется отдельной строкой.

Товарная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый и второй остаются у предприятия-поставщика (в бухгалтерии и на складе), а третий и четвертый передаются вместе с товаром покупателю (в бухгалтерию и лицу, отвечающему за хранение товара). Данный документ подписывается материально ответственными работниками (один из которых — кладовщик предприятия-поставщика, который отпустил товар, а другой — представитель торгового предприятия, который его принял) и заверяется печатями поставщика и получате­ля. Представитель (экспедитор) торгового предприятия проверяет товар, наличие полной документации к нему, сертификатов качества, комплектацию в соответствии с данными сопроводительных документов и расписывается в получении ценностей на накладной. Если товар принимается в закрытой таре, то делается запись: «Товар принят по количеству мест без фактической проверки». После этого представитель торгового предприятия доставляет товар на территорию своего предприятия и передает их кладовщику.

При поставке товаров автотранспортом сопроводительным документом является товарно-транспортная накладная (ф. № 1-Т). В этом случае товары принимаются на складе торгового предприятия. Товарно-транспортная накладная составляется поставщиком и является первичным приходным документом при поступлении товаров на торговое предприятие; она состоит из двух разделов — товарного и транспортного.

Товарный раздел заполняется поставщиком товара и содержит сведения о поставщике и плательщике (наименования, адреса и банковские реквизиты); сведения о товаре и таре (артикул, наименование и краткое описание товара, количество мест, масса брутто, масса нетто, цена, сумма, вид упаковки). Здесь же указываются суммы НДС (18 или 10% от суммы поставки), а также фиксируются подписи лиц, разрешивших отпуск товара, и подписи лиц, отпустивших и принявших товар.

Транспортный раздел данного документа заполняется в ходе доставки товара и содержит следующие данные: дата; номер автомобиля и путевого листа; наименования и адреса заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя; пункт погрузки и разгрузки (при необходимости); сведения о грузе (краткое наименование товара; количество мест; вид упаковки; масса).

Один экземпляр этих документов представитель поставщика (экспедитор, шофер-экспедитор) передает кладовщику, который является материально ответственным лицом покупателя. Кладовщик, принявший товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика. В случае несоответствия данных, указанных в представленных документах, и фактически принятым количеством товара на складе составляется акт об установленных расхождениях за подписями представителей обеих сторон.

Еще одним документом, который должен быть обязательно выписан поставщиком не позднее пяти дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг и передан покупателю, является счет-фактура. Впервые обязанность составления этого документа была установлена Указом Президента РФ «Об основных направлениях на­логовой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины» от 8 мая 1996 г. № 685. В настоящее время эти вопросы регулируются гл. 21 Налогового кодекса РФ (НК РФ) «Налог на добавленную стоимость». Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 (с изменениями и дополнениями). На основании счета-фактуры получатели товаров имеют право на вычет уплаченных вместе со стоимостью товаров сумм НДС. Каждая отгрузка товара (выполнение работ, оказание услуг) оформляется составлением счета-фактуры, который содержит следующие обязательные реквизиты: порядковый номер и дата выписки счета-фактуры; наименование, адрес и идентификационный номер продавца и покупателя товаров (работ, услуг); наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя товаров (работ, услуг); наименование и краткое описание товара, его количество, цена и сумма (без НДС, с НДС), а также сумма акциза (при его наличии); страна происхождения товара; номер грузовой таможенной декларации.

Составленный документ подписывается руководителем, главным бухгалтером поставщика, лицом, ответственным за отпуск товара, и скрепляется печатью организации-поставщика. Счета-фактуры, при­нятые к исполнению, пронумеровываются и подшиваются в журналы учета счетов-фактур, причем хранение получаемых и выдаваемых счетов-фактур осуществляется раздельно. Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются торговым предприятием в установленном порядке в книге покупок.

Прием товаров на складе торгового предприятия, как уже говорилось, осуществляется материально ответственным лицом на основании товарно-сопроводительных документов. Если товар доставлен поставщиком в таре, проверяется не только количество мест, но и количество товарных единиц в каждом месте путем вскрытия тары. Приемка товара по количеству и качеству осуществляется согласно транспортным и сопроводительным документам (техническому паспорту, сертификату, счету, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) поставщика. Если товары поступили на предприятие розничной торговли без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, то их принимает комиссия, которая составляет акт о приемке товаров (ф. № ТОРГ-1).

Качество товара определяется в соответствии с техническими условиями, стандартами, сертификатом, образцами, каталогами и проспектами продавца. При этом в соответствии со стандартами обозначают качество довольно простых изделий. Парфюмерия и косметические средства, моющие средства, а также другие товары народного потребления, применение которых подразумевает нанесение их на незащищенные части тела, подлежат обязательной сертификации. Торговое предприятие по законодательству несет ответственность за качество реализуемых товаров и при отсутствии сертификата может быть подвергнуто штрафам. Торговое предприятие получает сертификат со­ответствия. В случае определения качества по образцу продавец пре­доставляет образец товара покупателю, который его подтверждает, после чего образец становится эталоном. Если количество и качество това­ра соответствует указанным в товарно-сопроводительных документах, то в документе (накладная, товарно-транспортная накладная и др.) проставляется прямоугольный штамп предприятия, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводи­тельных документах.

Если в процессе приемки будут обнаружены недостача товара, несоответствие качества, маркировки поступивших товаров, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в сопроводительных документах, то дальнейшая приемка товара приостанавливается. О выявленной недостаче или нарушении качества продукции составляется акт об установленном расхождении по количеству или качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ф. № ТОРГ-2), являющийся юридическим основанием для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводительных документах делают запись об актировании расхождений. Акт составляется в необходимом количестве экземпляров и только нате товары, по которым установлены расхождения. По ценностям, поступившим в полном соответствии по количеству, качеству и комплектности с сопроводительными документами поставщика, делается отметка в конце акта: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Тара, упаковка вскрытых мест и товары, находившиеся внутри них, сохраняются и затем предъявляются вызванному для участия в дальнейшей приемке представителю организации отправителя (поставщика). Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) направляется ему в течение суток со времени установления расхождений. Представитель отправителя (поставщика), находящегося в одном с покупателем городе, является не позднее следующего дня после получения вызова, а представитель иногороднего отправителя (поставщика) — не позднее трех дней пос­ле получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда. Если при приемке выявляются излишки товаров, данные о них также указываются в акте.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в приемке товаров по количеству и качеству. Лицо, не согласное с содержанием акта, подписывает акт с оговоркой об этом и излагает свое мнение. Акт при­емки товаров утверждает руководитель торгового предприятия.

Торговые предприятия могут покупать товары у предпринимателей без образования юридического лица на основе договоров купли-продажи при наличии патента и документа, удостоверяющего личность предпринимателя. При этом к договору прилагаются копии указанных документов, счета или другие сопроводительные документы, а также счета-фактуры.

В случае поступления на торговое предприятие товаров без сопроводительных документов поставщика (так называемая не от фактурованная поставка) или с их частичным отсутствием прием осуществляется комиссией, которая оформляет акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (ф. № ТОРГ-4), в который записывает данные о фактически принятых по количеству и качеству товарах. Если определить стоимость поступивших товаров не представляется возможным (например, исходя из условий договора поставки), в акте указывают цены последнего поступления данных товаров или оценивают их по рыночной стоимости. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется поставщику с просьбой срочно выслать сопроводительные документы на поступившие товары.

Согласно ст. 514 ГК РФ в случае, когда покупатель (получатель) в соответствии с законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи (поставки) отказывается от переданного в соответствии со ст. 224 ГК РФ поставщиком товара (при поступлении товаров без согласия покупателя, не предусмотренных в договоре, с нарушением условий договора, при отсутствии договорных отношении, а также при поступлении недоброкачественных товаров), он обязан обеспечить сохранность этого товара (взять на ответственное хранение) и незамедлительно уведомить об этом поставщика. Поставщик в данном случае должен распорядиться товаром, принятым покупателем (получателем) на ответственное хранение, в разумный срок. Если этого не произойдет, покупатель вправе реализовать товар или возвратить его поставщику. Необходимые расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товара на ответственное хранение, подлежат возмещению по­ставщиком.

Отметим некоторые особенности приема и документального оформления поступления товаров, имеющие место в розничной торговле.

Так, некоторые продовольственные товары, по которым при подготовке их к продаже образуются безвозвратные отходы, принимаются к учету за вычетом данных отходов по нормам — например, отхо­дов по колбасным изделиям (шпагат, нитки, узлы оболочек, обязательно удаляемые при реализации), мясокопченностям и рыботоварам, которые реализуют нарезанными (кости окороков, головы рыб и т.д.). Сумму таких отходов включают в издержки обращения торговой организации, что предусматривается п. 213 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания.

Имеются особенности в оформлении приема тканей: нередко в поступающих кипах (кусках) количество тканей превышает указанное в ярлыке, поэтому ткани, поступающие в кипах и кусках, до выпуска в продажу могут перемериваться комиссией. Результаты оформляются актом о перемеривнии тканей (ф. № ТОРГ-24) в двух экземплярах (один передается материально ответственному лицу, другой — в бухгалтерию). Установленная при перемеривании длина куска ткани проставляется на фабричном ярлыке, который подписывают члены комиссии, с указанием номера и даты акта. Излишки тканей при­ходуются материально ответственным лицом и являются внереализационным доходом торгового предприятия. В случае установления недостачи на основании составленного акта предъявляется претензия поставщику.

Для учета товаров и их движения в Плане счетов бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организаций, утвержденном приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н, преду­сматривается счет № 41 «Товары», к которому открыты субсчета, от­ражающие специфику двух основных форм реализации товаров — оптом или в розницу:

субсчет 1 «Товары на складах»;

субсчет 2 «Товары в розничной торговле».

Торговые предприятия, основной целью которых является оптовая продажа, ведут учет товаров по покупным ценам, обеспечивая получение информации о товарных запасах не только в стоимостном, но и в количественном выражении.

Принятие товаров к учету на основании полученных от поставщиков сопроводительных документов отражают в учете следующими проводками:

  1. Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму, указанную в счете поставщика;

  1. Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» или субсчет«НДС по приобретенным товарам»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС от стоимости товаров, указанной в счете поставщика.

Для учета поступления товаров на предприятиях розничной торговли используется активный счет 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле». Оборот по дебету этого счета показывает общую стоимость товаров, поступивших в торговое предприятие, оборот по кредиту — выбытие товаров; дебетовое сальдо отражает остаток товаров на начало или конец отчетного периода. Учет товаров, принятых на ответственное хранение или на комиссию, ведется на забалансовых счетах 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» или 004 «Товары, принятые на комиссию».

В розничной торговле товары могут учитываться по покупным или продажным ценам. Избранный предприятием вариант учетной цены товаров фиксируется в приказе об учетной политике. В любом случае в учетную цену не включается НДС, уплачиваемый поставщикам при приобретении товаров.

Если учет товаров ведется по покупным ценам, то принятие к учету поступивших от поставщика в магазин товаров отражается проводкой, аналогичной той, которая составляется на оптовом предприятии. НДС, уплачиваемый поставщикам, фиксируется отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям», при этом может быть использован субсчет 3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам», предложенный упомянутым Планом счетов. Но, удобнее ввести дополнительный субсчет «НДС по приобретенным товарам», так как торговые предприятия приобретают также и материалы. Кроме того, целесообразным может быть ведение отдельного субсчета к счету 19 для отражения НДС, уплаченного по услугам производственного характера.

  1. Дт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на покупную стоимость товаров;
  2. Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «По приобретенным товарам» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС от стоимости поступивших товаров.

Если учет товаров ведется по продажным (розничным) ценам, то в момент их принятия к учету используются приведенные проводки, а также отражаются суммы торговой наценки и НДС, подлежащих получению с покупателей. Суммы налогов подлежат включению в розничные цены товаров в соответствии со ст. 168 НК РФ. При этом на ярлыках и ценниках товаров суммы налогов не указываются. Эти составляющие продажной цены товара учитываются на счете 42 «Торговая наценка». При принятии к учету товаров в этом случае составляются не только приведенные выше, но и следующие проводки:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»

Кт 42 «Торговая наценка» — на сумму торговой наценки;

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»

Кт 42 «Торговая наценка» — на сумму НДС от покупной стоимости товара с наценкой.

Заметим, что отражение НДС указанной проводкой не вызывает необходимости их уплаты торговым предприятием в текущем отчетном (налоговом) периоде до тех пор, пока товары не будут проданы.Только после их продажи будет отражено начисление этого налога как задолженность перед бюджетом по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». С другой стороны, по действующим сегодня правилам торговли у продавцов в торговом зале должны быть документы (заборные листы или накладные), в которых фиксируется продажная цена товаров, и любой покупатель или другое заинтересованное лицо могут проверить правильность указания цен на ценниках. Именно это обстоятельство и вызывает необходимость включения в учетную (продажную) цену товаров НДС в такой же форме, как и торговую наценку.

Транспортные расходы, возникающие в процессе приобретения товаров, могут включаться в покупную стоимость товаров либо в расходы на продажу — в зависимости от принятой на предприятии учетной политики. При этом НДС, включенный в счета транспортных организаций за оказанные услуги, отражается на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Предприятия торговли могут предусмотреть еще один субсчет к счету 19 для отражения НДС по услугам производственного характера.

Транспортные расходы относятся на издержки обращения без НДС:

  1. Дт 44 «Расходы на продажу», субсчет «Издержки обращения» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму

транспортных расходов;

  1. Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «По услугам производственного характера» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС от суммы транспортных расходов.

Погашение задолженности поставщикам за полученные товары, а также перечисление авансов (или предварительной оплаты) в зависи­мости от условий договора и формы расчетов оформляются следую­щими записями:

       1. Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 51 «Расчетные счета» — на сумму, оплаченную с расчетного счета;

  1. Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 52 «Валютные счета» — на сумму, оплаченную с валютного счета;
  2. Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 50 «Касса» — на сумму, оплаченную из кассы торгового пред­приятия наличными деньгами;
  3. Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Аккредитивы» — на сумму, оплаченную с аккредитива;
  4. Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» — на сумму, оплаченную за счет краткосрочного банковского кредита;
  5. Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» — на сум­му, оплаченную за счет долгосрочного банковского кредита.

В сумму платежа поставщику включаются покупная стоимость то­варов с НДС и сумма транспортных расходов с НДС, если они включены в счет, т.е. если поставщик осуществил доставку товаров своим транспортом.

После оплаты и принятия товаров к учету сумму НДС, уплаченного поставщикам, принимают к вычету, т.е. уменьшают задолженность торгового предприятия перед бюджетом по этому налогу:

  1. Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «По НДС» Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным товарам»;
  2. Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «По НДС» Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по услугам производственного характера».

Заметим, что для принятия НДС к вычету необходимо также правильное оформление товарных и расчетных документов (с выделением суммы НДС), наличие счета-фактуры (налогового документа), вы­писанного поставщиком не позднее пяти дней со дня отгрузки товаров и зарегистрированного торговым предприятием в книге покупок.

Если после предварительной оплаты поставка товара была отменена, то сумма возвращаемых средств отражается таким образом:

 Дт 51 «Расчетные счета», или Дт 52 «Валютные счета», или Дт 50 «Касса», или

Дт 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Аккредитивы»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Учет поступления товаров в розничной торговле можно вести с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материаль­ных ценностей», если это предусмотрено в учетной политике предприятия. В дебете счета 15 собираются все расходы, связанные с приобретением товаров, до момента поступления товаров на предприятие и принятия товаров к учету. К таким расходам относятся: покупная стоимость товаров, указанная в расчетных документах поставщика, сумма расходов по их доставке, сумма страхового платежа, комиссионных выплат посредникам и т.п. В учете все эти расходы отражают по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных цен­ностей» в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредитора­ми», субсчет «Расчеты по имущественному и личному страхованию» и другими — в зависимости от характера расходов по заготовке и доставке товаров на предприятие.

С кредита счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в дебет счета 41 «Товары» (соответствующий субсчет) относится фактическая покупная стоимость поступивших на предприятие и принятых к учету товаров. Дебетовое сальдо по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на конец месяца показывает наличие товаров в пути или товаров, оплаченных торговым предприятием, но не поступивших к концу отчетного периода на предприятие.